Como um Sistema ECM auxilia no gerenciamento de documentos

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Introdução

É fato que diversos setores de uma organização produzem grande quantidade de documentos — como, por exemplo, documentação jurídica, contrato com cliente, recibos, relatórios, entre outros. A necessidade de acesso imediato a essas informações e de que elas estejam em perfeito estado é um fator importante. Para a disponibilidade dessas informações, são necessárias estratégias que auxiliem as organizações no processo de administração de suas documentações.

A Gestão de Documentos é um conjunto de processos de produção, administração, controle e manutenção dos documentos de uma organização. Aplicando esse gerenciamento, as organizações obtêm redução de tempo e custos.

O ECM (Enterprise Content Management ou Gestão de Conteúdo Empresarial), por sua vez, é uma combinação de estratégia, métodos e ferramentas para a gestão de documentos de uma organização. Ele aplica diferentes tecnologias à captura de documentos, ao seu gerenciamento, armazenamento e preservação e à entrega da informação (disponibilização do conteúdo), possibilitando um controle de documentos digitalizados.

Essas formas de gerenciamento de documentos de uma organização são discutidas em detalhes, apresentando um panorama de como funciona a gestão de conteúdo empresarial e como diferentes técnicas e tecnologias podem contribuir para o seu funcionamento nas organizações.

Ciclo de Vida do Documento

Antes de aprofundar o tema gestão de documentos, é fundamental compreender o ciclo de vida de um documento.

Em termos gerais, um documento é algo que expõe um acontecimento e que tem por objetivo comprovar um fato. Exemplos de alguns tipos de documentos impressos são: documentação jurídica, contratos com clientes, livros de registros, recibos, faturas, contratos de prestação de serviços e manutenção, relatórios.

Em uma organização, documentos passam por diversas etapas — desde sua origem até seu fim. Todo esse ciclo, assim como rastreamento do documento e acompanhamento de todos os processos relacionados a ele, são parte da gestão de documentos.

Abaixo são expostas, de forma simplificada, cada uma das etapas do ciclo de um documento em uma organização:

  • Aquisição: define a origem do documento. Ele pode ser:
    • Interno: criado internamente, pela própria organização;
    • Externo: recebido pela organização de outra instituição;
  • Registro: categorização e classificação do documento a partir das suas informações;
  • Localização: definição de um critério de ordenação — pode ser ordem numérica, alfabética ou cronológica;
  • Tramitação: rastreamento da circulação do documento e identificação dos colaboradores responsáveis durante essa circulação. Assim, há um registro de quando o documento é entregue ao funcionário de determinado setor, de quando é repassado a outro interessado etc.;
  • Destinação: após o documento cumprir seu objetivo, é necessário definir o seu destino. Ele pode ser:
  • Guardado: ao guardar um documento, é preciso estudar se o documento será guardado por um determinado tempo e logo será utilizado ou se ele será guardado por tempo indeterminado sem previsão de retirada. Havendo a necessidade de armazenamento do documento, é necessário um local de arquivamento adequado, organizado e com proteção contra agentes físicos, químicos ou biológicos.
  • Descartado: neste caso, é importante considerar o modo de descarte do documento, pensando na segurança da informação. Com documentos físicos, por exemplo, pode ser utilizada uma Fragmentadora de Papel, com o descarte desses papéis em recipientes diferentes — garantindo, dessa forma, que as informações não possam ser recuperadas após o descarte do documento.
  • Recuperação: quando é necessário utilizar o documento, é essencial saber onde o mesmo pode ser encontrado e quem tem acesso ao documento.

A sequência de etapas referente ao ciclo de vida expostas não se aplica a todos os documentos, pois cada documento pode ter sua própria sequência de etapas. O ciclo de vida de um documento não possui uma ordem pré-estabelecida, pode partir da etapa da tramitação, assim como da etapa de recuperação. Para gerar a ordem das etapas a serem executadas, é necessário entender o documento dentro do contexto da organização.

Gestão de Documentos

Gestão de documentos é um conjunto de processos que cobrem todo o ciclo de vida de um documento de uma organização, desde sua a produção até o seu arquivamento.

Segundo o artigo 3º da lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, “considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”.

É fato que organizações tendem a gerar acúmulo de documentos com o passar dos anos — gerado, por exemplo pela produção de documentos por setores de trabalho com ausência de um controle do conteúdo produzido. Dessa forma, torna-se necessário controlar todo esse conteúdo.

O controle documental pode ser realizado através de uma classificação que defina o correto destino de diferentes tipos de documentos — por exemplo, quais documentos devem ser guardados permanente, quais devem ser arquivados por tempo limitado e quais devem ser descartados.

Assim, quando solicitado, um documento — se administrado da forma correta — deve estar disponível, em estado de conservação, com disponibilidade imediata e ágil, devido à necessidade da organização referente ao documento.

Abaixo, o objetivo da gestão de documentos:

  • Produção, administração, controle e manutenção de documentos. Aplicando o gerenciamento, a organização obtém economia sustentável (uso responsável dos recursos financeiros disponíveis, sem consumo desnecessário) e redução de tempo referente a horas utilizadas na localização do documento;
  • Viabilização da recuperação da informação através de softwares, para a realização da localização através de ferramentas de busca;
  • Preservação de conteúdo.

Embora a gestão de documentos seja essencial a todos os tipos de negócios, o gerenciamento de documentos físicos pode ser tornar complexa e cara, conforme o tempo passa. O armazenamento de documentos, por exemplo, exige condições específicas.

Os locais onde os documentos são guardados precisam ser organizados — de forma que informações possam ser recuperadas com certa facilidade — e seguros, protegidos de roubos ou espionagem. É crucial que os documentos estejam protegidos contra diferentes tipos de agentes físicos (luminosidade, temperatura, umidade), químicos (tintas, gorduras, objetos metálicos) e biológicos (insetos, roedores). Assim, o ambiente deve ser higienizado e climatizado, para manter os documentos em boas condições.

Organizações que possuem um alto volume de documentos físicos têm necessidade de guardá-los em locais próprios ou nas chamadas Empresas de Guarda — empresas responsáveis pelo armazenamento de conteúdo físico. Muitas vezes, esses são locais que não são próximos à organização ou de difícil acesso, de forma que, quando a organização necessita de alguma informação em um documento armazenado, há um custo e tempo a serem gastos para a sua recuperação.

Assim, há desafios na manutenção de documentos em formato físico. Há, ainda, desafios na sua captura e controle, se feitos de forma manual. Diante disso, ECM surge como uma opção interessante, realizando a gestão de documentos de forma digital, com ajuda de metodologias e tecnologias.

ECM

O sistema ECM administra documentos físicos em conteúdo digital, oferecendo segurança no armazenamento, controle no compartilhamento dos documentos e facilidade na localização dos mesmos, através de consultas online. O sistema também proporciona a organização dos registros e a interpretação dos dados gerando conteúdo relevante para estratégia de negócio.

Alguns dos objetivos do sistema ECM são:

  • Facilitar a administração de processos e documentos;
  • Colaborar através do compartilhamento de conteúdo digital de forma online;
  • Praticidade e inteligência na gestão dos registros;
  • Evitar o acúmulo de papéis em arquivos físicos;
  • Dar fim à perda de documentos;
  • Garantir a segurança das informações;
  • Alcançar os objetivos e facilidades nos processos organizacionais;
  • Reduzir tempo e custos na busca pela informação.

No entanto, o sistema ECM é uma otimização de processos e melhoria no dia-a-dia dos envolvidos e não somente a digitalização de documentos. Através do ECM, as organizações obtêm um ganho maior em comparação à Gestão de Documentos simples, pois há a disponibilidade de acesso aos mesmos documentos físicos em formato digital, compartilhamento do conteúdo de forma online, redução do acúmulo de papéis e arquivos físicos, fácil localização de conteúdo e a redução de tempo e custo.

Com funciona um sistema ECM?

Em um sistema ECM, os processos relacionados a documentos empresariais recebem tecnologias que modificam o seu funcionamento. Existem alguns passos e tecnologias essenciais para realizar a transformação dos processos da gestão documental através do ECM.

Por exemplo, um primeiro passo de um processo ECM é a Captura de Documentos. Ela pode ser feita por meio de digitalização do documento via scanner, captura por dispositivo móvel, importação de documento eletrônico, entre outros. Com os recursos disponibilizados hoje em dia, é possível obter mais agilidade e mobilidade perante a esse processo de captura.

O Optical Character Recognition (OCR), é uma tecnologia utilizada em sistemas ECM para a extração de informações contidas nos documentos e imagens. Essa tecnologia identifica os caracteres presentes nas imagens e extrai os dados do documento, organizando-os no sistema. A vantagem do uso dessa tecnologia é a realização da busca de uma informação no próprio documento que foi digitalizado e está registrado no sistema.

Em seguida, pode ser realizada a Conversão de Formatos. Nessa etapa, há a conversão de arquivos das mais variadas extensões para um formato que seja capaz de ser lido em qualquer dispositivo. Por exemplo, a conversão de um arquivo de origem .jpg para .pdf. A vantagem dessa conversão é garantir a possibilidade do documento em ser lido em dispositivos mobile, desktop e tablet.

O processo de Assinatura Digital Integrada nos documentos acaba gerando mais mobilidade, agilidade e redução de custos. Com a assinatura digital, não há necessidade da presença física da pessoa, basta realizar o envio do documento pelo sistema e assinar eletronicamente. No entanto, há diferenças entre assinatura eletrônica e assinatura digital:

  • Assinatura Eletrônica: envolve todos os métodos/formas para assinar ou validar um documento eletrônico. Os métodos/formas podem ser: Assinatura feita próprio punho scaneada, uso de senha no documento, uso de impressão digital (biometria) ou até mesmo a assinatura digital;
  • Assinatura Digital: é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza criptografia vinculada ao documento eletrônico para garantir uma proteção extra. Caso haja alteração no documento, a assinatura digital se tornar inválida. Existe a necessidade do uso do Certificado Digital, emitido por Autoridade Certificadora.

Existem três características na assinatura digital que garantem a sua autenticidade: integridade, autoria e não repúdio:

  • Integridade e autoria: através de uma chave criptográfica, é criado o vínculo entre o documento e o autor da assinatura. Sendo assim, qualquer alteração no documento original invalida a assinatura;
  • Não repudio: impossibilidade de o autor negar a autenticidade do documento ou a sua responsabilidade pelo conteúdo do mesmo.

Todos os documentos digitalizados ficam registrados no sistema ECM. Para encontrar e recuperar informações, é usado o processo de Recuperação e Gestão de Informações — meio para pesquisa, recuperação e visualização de documentos. Nele, todas as ações respeitam as permissões de acesso para cada documento. O compartilhamento dos mesmos pode ser feito através de links seguros. Sendo assim, a informação se torna rápida e de fácil acesso, disponível 24 horas por dia.

Conclusão

A gestão de documentos é um conjunto de processos com o objetivo no gerenciamento de documentos, desde a sua produção até o seu arquivamento. Com a administração correta, quando solicitado, um documento deve ser disponibilizado de imediato e estar em estado de conservação para o uso.

Com a gestão de documentos adequada, uma organização pode manter uso responsável de recursos financeiros, sem gastos desnecessários, e tornar seus processos mais ágeis, viabilizando a recuperação da informação de documentos e preservação de seu conteúdo.

O sistema ECM é uma opção para a gestão de documentos que combina estratégias, métodos, ferramentas e tecnologias. O seu intuito é o gerenciamento dos documentos físicos em conteúdo digital.

O sistema ECM procura facilitar a administração de processos e documentos, permitir o compartilhamento do conteúdo digital de forma online, aumentar praticidade e eficiência na gestão de registros, evitar acúmulos e perda de documentos, garantir a segurança da informação e a reduzir o tempo e os custo com a gestão de informação.

Dessa forma, através do sistema ECM, obtém-se a otimização de processos e a facilidade de acesso à informação pelos envolvidos, pois o sistema garante a disponibilidade do documento de forma imediata e segura, tornando-o uma opção que melhora e agiliza todos os processos relacionados a documentos empresariais.

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