Lockdesk: o software para a volta ao escritório 

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Após mais de um ano de pandemia do Novo Coronavírus, é evidente que muito mudou. Para a proteção de seus colaboradores e comunidades, a maioria dos negócios adotou, sempre que possível, regimes de trabalho remoto. No Venturus não foi diferente: estamos trabalhando em formato de home office desde março de 2020 (para as funções que podem desempenhar suas atividades à distância). 

A pandemia coincidiu com um momento de mudança e crescimento na nossa organização e influenciou na opção por um novo modelo de trabalho mais flexível e fluido, que permita que todos possam trabalhar da melhor forma possível, respeitando as necessidades individuais de cada um. Reformamos nosso espaço com isso já em mente, incluindo espaços abertos de coworking e estações de trabalho livres, que podem ser ocupadas por qualquer colaborador do Venturus. 

Diante destas mudanças, foi necessário pensar em como será nosso novo dia a dia. Foi aí que surgiu a necessidade de uma forma fácil e simples de organizar o uso do nosso espaço físico. A pesquisa de mercado, tanto nacional quanto internacional, trouxe poucas opções. A maioria eram soluções mais antigas, muito burocráticas e pouco claras. Vimos uma oportunidade para inovar e desenvolver um produto interno, para atender a todas as nossas necessidades, sem precisar comprometer nenhum lado da equação. O resultado é o Lockdesk! 

Lockdesk 

O Lockdesk é um sistema de reserva de estação de trabalho visual, descomplicado e instantâneo. O foco da solução é a usabilidade e facilidade. Ele é totalmente online, responsivo e adaptado para funcionar em dispositivos móveis. Utilizando tecnologia PWA , ele pode ser salvo na área de aplicativos do smartphone, facilitando ainda mais o seu uso.  

Em poucos passos, você consegue fazer sua reserva, basta selecionar a data e sala desejada. As estações de trabalho são apresentadas no mapa da sala. Além das estações de trabalho, o mapa mostra a disposição da sala, para ajudar você a se localizar. Passando o clickando na estação de trabalho, dá para ver quem reservou aquela mesa — assim, fica fácil de sentar perto de colegas específicos, para agilizar o trabalho e aproveitar a interação presencial ao máximo. 

Com o lugar selecionado, seu espaço já está reservado! No dia da reserva, você só precisa fazer o check-in. Para efetuar o check-in, há duas opções: com o código da estação de trabalho, que pode ser inserido no próprio sistema ou, se você tiver a versão mobile, basta ler o QR code da mesa. 

 

Administradores 

O Lockdesk também possui funcionalidades para usuários do tipo administrador. Esse tipo de usuário pode criar e editar salas. Na criação da sala, o administrador seleciona a área desejada — que pode ser um piso, andar ou um espaço separado, dependendo da planta do prédio — e delimita a nova sala dentro dessa área.  

 

Dentro da sala, ele pode adicionar as estações de trabalho de acordo com a sua disposição no espaço, para que elas espelhem o escritório. Além das estações de trabalho, o administrador também pode adicionar elementos de arquitetura para desenhar o resto do espaço.  

 

Ele pode incluir ícones que representam paredes, portas e objetos que ajudam a caracterizar a sala, como mesas de reunião e itens decorativos. Todo esse processo é muito simples e intuitivo, pois o Lockdesk apresenta os itens e basta arrastá-los para a posição desejada na sala.  

Além da criação e edição de salas, administradores também têm acesso aos dados de uso coletados pelo Lockdesk. A solução disponibiliza relatórios com informações como números de usuários, uso de salas e check-ins de reservas. Essas informações permitem que administradores tenham tanto uma ideia geral quanto uma visão específica do uso do escritório, permitindo melhorias em processos internos do Venturus, assim como insights para melhorias futuras no próprio Lockdesk. 

Pandemia 

No momento, algumas das estações estão indisponíveis, uma das medidas de prevenção contra a transmissão do Novo Coronavírus. O sistema já distribui as pessoas de acordo com o distanciamento recomendado pelos órgãos de saúde.  

Além do aspecto de distanciamento, cada sala também possui um limite de usuários permitidos por dia, que pode ser menor do que o número de lugares disponíveis. Ou seja: você pode escolher onde quer sentar e não precisa se preocupar com as medidas de segurança e higiene, elas já foram consideradas no sistema.  

Como o Lockdesk foi desenvolvido 

O Lockdesk foi inteiramente desenvolvido pelo FTI, Fórum de Tecnologia e Inovação do Venturus. Ele possui um time dedicado a explorar o que há de mais novo em tecnologia e trazer essa inovação ao Venturus. Realizamos o processo inteiro, desde a etapa de ideação até os testes (e, agora, de uso).  

Começamos com uma ideia e, com o time de design, conseguimos validar essa ideia e estudar quais eram nossas necessidades para esse produto. Foi assim que chegamos ao Lockdesk atual, uma solução que atende às nossas necessidades de forma clara e visual, sem etapas desnecessárias. 

Para o desenvolvimento do Lockdesk, o time de desenvolvimento utilizou a plataforma Firebase da Google. O Firebase permitiu que a solução fosse desenvolvida de forma rápida, com várias funcionalidades já integradas — como login por contas Microsoft, Google ou Apple — e com versões web e mobile entregues juntas. 

Além disso, Firebase dá suporte para que o Lockdesk possua respostas em tempo real. Esse aspecto é importante para os usuários , pois eles podem ver as mudanças de reservas em uma sala no instante em que elas são efetuadas, garantindo que não haja conflitos no momento de selecionar a estação de trabalho. 

Conclusão 

O Lockdesk é uma solução simples e visual para o problema de reservas de estação de trabalho em espaços compartilhados. Ele foi desenvolvido dentro do Venturus, em resposta à nossa necessidade de reorganizar nossa forma de trabalho sem criar novos desafios e burocracias — apoiando nosso objetivo de encontrar novos modelos de trabalho mais flexíveis e inclusivos. 

Para isso, o sistema permite que os seus usuários vejam um mapa das salas e escolham suas estações de trabalho de acordo com o seu posicionamento e do restante dos usuários na sala. O sistema já vem com regras que garantem que as medidas de saúde necessárias atualmente sejam tomadas de forma automática, sem que os usuários se preocupem.  

O Lockdesk também possui flexibilidade, permitindo atualizações em tempo real. Isso quer dizer que, no futuro, conforme as medidas de prevenção contra o Covid-19 relaxarem, alterações correspondentes podem ser adotadas no aplicativo de forma imediata e fluida, sem causar transtornos aos Ventureiros e Ventureiras que usam o escritório. 

O Lockdesk está em processo constante de evolução, sempre recebendo melhorias. Considerando o cenário atual, decidimos expandir as suas capacidades para além das necessidades imediatas do Venturus. Sabemos que muitos espaços de coworking e escritórios podem se encontrar na mesma situação que nós: precisam de uma solução para controlar as reservas de espaços de trabalho.  

Por isso, estamos em busca de parceiros que queiram testar o Lockdesk e fornecer feedback para que possamos torná-lo cada vez melhor. Caso tenha interesse em fazer parte dessa parceria, entre em contato através do nosso e-mail: contato@venturus.org.br

 

 

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