As organizações estão focadas cada vez mais em formas de melhorar a gestão de projetos para transformar suas operações e se adaptarem às mudanças do mercado.
As novas tecnologias trazidas pela transformação digital são um grande diferencial competitivo. Elas alteram o modo como empresas tradicionais interagem com seus clientes, fornecedores e colaboradores.
Ou seja, a tecnologia afeta todos os aspectos das organizações, de suas estratégias de negócios à gestão de projetos.
Tudo isto resulta na criação de novas maneiras de realizar negócios, novas culturas corporativas, bem como o uso da tecnologia para simplificar e automatizar tarefas existentes.
Continue sua leitura e descubra como as tecnologias podem fazer a diferença no gerenciamento de tarefas para os negócios, além de algumas dicas valiosas para começar a pensá-la em sua empresa. Tenha uma boa leitura!
O que é a gestão de projetos?
A gestão de projetos envolve organizar e planejar adequadamente as tarefas de colaboradores da empresa, realizando o gerenciamento de recursos para utilizá-los de maneira mais eficiente, sustentável e escalável.
Uma boa gestão de projetos possibilita que a empresa crie produtos ou ofereça serviços de qualidade, atendo-se a prazos previamente estabelecidos — entregando valor a seus clientes em múltiplas instâncias.
Fazer um bom gerenciamento também auxilia as companhias na melhoria de sua comunicação interna e externa, em melhor recepção dos processos de inovação pelos colaboradores, bem como o planejamento estratégico e os objetivos do negócio — e os gestores de projetos devem cuidar para que tudo esteja no tempo e nos lugares certos.
Ela envolve a definição dos objetivos de um projeto, o planejamento das suas atividades, o controle da execução e o gerenciamento das mudanças — e a tecnologia é uma ferramenta indispensável para o sucesso, é claro.
Como a tecnologia está contribuindo para mudanças na área de gestão?
A tecnologia está mudando bastante o modo de fazer uma boa gestão dos projetos nas empresas que a aplica. Ao utilizar elementos tecnológicos nos processos no dia a dia do universo corporativo, é possível fomentar ao máximo a otimização e segurança da comunicação entre os membros das equipes e dos setores.
Muito disso é devido ao uso de novas ferramentas de colaboração (Google Docs, Dropbox, Trello etc.), que permitem que as pessoas trabalhem em conjunto de maneira ágil e precisa. Algo que se tornou absolutamente crucial com as mudanças nos regimes de trabalho trazidos pela pandemia.
Com essas tecnologias, todo o processo de criação e implementação, qualquer documento ou dado necessário de um projeto pode ser acessado e alterado por um participante autorizado, a qualquer momento.
Elas também permitem que gestores obtenham informações baseadas em dados e estatísticas, gerando insights valiosos para resolução de problemas.
Assim, os novos vieses tecnológicos de aplicação empresarial podem contribuir muito para a gestão de outros setores contidos nas organizações, incluindo a gestão de processos, de produtos, de pessoas, de finanças, de marketing etc.
São as mais diversas áreas de uma organização que pode fazer a diferença com o oferecimento de um apoio tecnológico, facilitando, principalmente e otimizadamente, o controle sobre todos os setores da organização.
Sem contar que esses recursos mais modernos também permitem o gerenciamento de todas as informações relevantes sobre o projeto em um só lugar (e em tempo real).
Como usar a tecnologia na gestão de projetos?
Além do que já mostramos, com o apoio dos elementos de tecnologia, as equipes podem trabalhar colaborativamente, o que torna mais fácil identificar problemas e solucioná-los rapidamente.
Dessa maneira, a gestão de projetos vai estar cada vez mais eficiente, ágil e bem-sucedida, e os gestores têm a oportunidade de fazer a diferença em suas organizações, impactando positivamente os resultados por conta do uso dessas ferramentas.
A seguir, você confere algumas dicas importantes sobre como fazer uma gestão de projetos mais ágil e eficiente com ajuda de algumas ferramentas úteis e modernas. Confira!
Escolha a ferramenta certa
O primeiro passo para uma gestão de projetos mais eficiente é escolher a ferramenta certa para suas demandas. Isso acontece, porque, com a grande variedade de opções no mercado, fica cada vez mais difícil saber qual plataforma ou software vai atender às suas necessidades específicas.
Então, antes de investir em uma solução, faça um levantamento dos recursos oferecidos pelas principais alternativas do mercado e analise cuidadosamente quais são as melhores para você. Escolher e implementar uma ferramenta de gerenciamento pode ser um desafio — mas trará grandes benefícios ao dia a dia de colaboradores e aos resultados de negócio.
Crie um processo ágil
Outro ponto importante é criar um processo ágil, capaz de adaptar-se rapidamente às mudanças que podem surgir durante o andamento do projeto. Para isso, invista em uma metodologia ágil como o Scrum — ela permite que as equipes trabalhem em sprints curtos (períodos menores), entregando incrementos constantes do produto final e obtendo feedbacks frequentes dos clientes sobre o andamento do projeto.
Essas características tornam possível identificar problemas e corrigi-los logo no início, evitando retrabalhos desnecessários e atrasos na entrega final do produto ou serviço prestado pela empresa.
Tenha um bom controle financeiro
Outro fator importante da gestão de projetos empresarial é ter um bom controle financeiro sobre todos os custos envolvidos, tanto na execução do projeto quanto na aquisição de ferramentas e na contratação de profissionais especializados.
Para isso, é importante utilizar uma plataforma que ofereça um módulo financeiro para gerenciamento desses custos, a fim de ter tudo sob controle e evitar surpresas desagradáveis no final do projeto.
Hoje em dia, por sorte das empresas, a transformação digital oferece uma gama imensa de facilidades para que esse controle seja realizado de maneira eficaz e transparente.
Conclusão
Depois de tudo que vimos, podemos dizer que unir a tecnologia e os processos de gestão pode ser muito útil para as empresas, pois envolve a coordenação de diversos elementos para alcançar os objetivos desejados.
Também conferimos que, para garantir o sucesso dos projetos, é importante que as empresas tenham acesso a profissionais capacitados nessa área, que sejam capazes de identificar os riscos e potencializar as oportunidades, além dos instrumentos necessários para proporcionar uma visão mais ampla e assertiva de seu negócio.
Para aquelas empresas que não dispõem da infraestrutura e do pessoal adequado, pode-se recorrer, ainda, a uma parceria, cujo objetivo será garantir o sucesso do seu negócio, por meio da metodologia certa e das ferramentas adequadas selecionadas a partir de análises sobre os recursos disponíveis e suas demandas.
Quer saber mais como a tecnologia pode ajudar a sua empresa a superar os principais desafios do mercado? Entre em contato com um de nossos especialistas!
