Por que implementar RPA nas operações da sua empresa

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O que é Automação robótica de processos na prática?

Atualmente, a automação começa a ser adotada nos mais diversos setores. No entanto, a automação pode tomar várias formas. Dessa forma, a automação robótica nem sempre é um trabalho realizado por um robô físico, auxiliando trabalhos repetitivos — pois eles nem sempre são opções para melhorar o fluxo de trabalho, seja por questões de custo ou pelo formato da linha de produção.

Nesse cenário, temos a Automação Robótica de Processos (ou RPA, Robotic Process Automation), que permite que organizações automatizem processos com um custo e tempo menores, de forma não invasiva, aproveitando infraestrutura atual e evitando interferências em sistemas já desenvolvidos e em produção.

Essa tecnologia possibilita a configuração de uma aplicação que imita e integra as ações de um ser humano, interagindo nos sistemas digitais para executar um processo empresarial. Ou seja, a RPA automatiza atividades manuais repetitivas em processos digitais, como inclusão de dados, preenchimento de planilhas e navegação de sistemas empresariais internos.

Listada no Gartner como uma das 10 tendências estratégicas de tecnologia, a RPA reúne vários componentes da automação de processos, lidando com aplicação de tecnologias avançadas, incluindo Inteligência Artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML ou Machine Learning), para automatizar cada vez mais processos. A RPA também está envolvida diretamente na sofisticação da automação, resultando uma melhor autonomia de produtividade ao colaborador, geralmente resultando na criação de um passo automatizado durante uma execução de um processo ou tarefa repetitiva.

Segundo uma predição realizada pelo Gartner no ano de 2020, até 2022 as integrações de sistemas entregues com processos automatizados com RPA crescerão em torno de 40%. Além disso, o número de programas desenvolvidos para serem automatizados por ferramentas externas — dando origem a diferentes RPAs — deverá crescer em até 55%.

 

Benefícios de uso de RPA

A automação de processos por robôs está ganhando cada vez mais força em empresas de todos os setores, que, por sua vez, obtêm benefícios significativos e tangíveis com a automatização de processos, como:

  • Permitir que a equipe se concentre em tarefas de alta prioridade enquanto RPA executa tarefas de baixa prioridade;
  • Executar tarefas com excelência, devido à sua possibilidade de executar em segundo plano de forma transparente e a prova de falhas;
  • Garantir que a ação automatizada tenha resultados completos, corretos e consistentes;
  • Reduzir custos operacionais possibilitando que multiplique o rendimento do colaborador;
  • Garantir maior conformidade no processo. Todas as etapas ficam registradas em um histórico próprio possibilitando a rastreabilidade se a tarefa foi executada manualmente ou automaticamente;
  • Execução 24 horas durante 7 dias da semana sem interrupções.

Para uma empresa que busca uma maneira inteligente de escalar a curva da maturidade digital e acelerar sua transformação digital, trazer o RPA dentro dos processos repetitivos é uma decisão eficaz.

 

Estratégia Hyperautomation

Para atingir os benefícios de RPA, uma empresa deve ter uma estratégia que envolve transformação digital e um fluxo de desenvolvimento: hyperautomation.

A estratégia de hyperautomation traz recursos de Inteligência Artificial (IA) como Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) e a visão computacional para que os robôs sejam capazes de ver, ler e processar mais trabalho como um humano. Ferramentas de identificação de processos que analisam como suas equipes trabalham e evidenciam o que é possível uma automatização.

Conheça os 7 passos para a hyperautomation nas organizações:

  1. Descobrir: o ganho da automação em uma determinada tarefa, adquirindo uma visão exata da necessidade de aumentar a performance dessa tarefa;
  2. Analisar: se um RPA é a melhor saída para a tarefa a ser automatizada no fluxo;
  3. Prototipar: o diagrama de possíveis ações em um determinado fluxo de execução do robô;
  4. Automatizar: o desenvolvendo junto a uma ferramenta que auxilia a criação de um RPA;
  5. Medir: resultados finais das tarefas realizadas durante a execução, expondo ganho de produtividade da execução da tarefa;
  6. Monitorar: se houve execuções com falhas e identificar se a ação deveria ter um melhor resultado final;
  7. Reavaliar: se há possibilidade de melhora no fluxo da execução do RPA.

Através desses passos, é possível identificar oportunidades de implementar RPAs e as formas de aumentar cada vez mais a sua eficiência. Consideremos um cenário: um gerente recebe, semanalmente, um e-mail de seu superior com um arquivo em anexo no formato PDF, que deve ser cadastrado em um sistema integrado de gestão empresarial (Entreprise Resource Planning ou ERP).

Essa é uma atividade com potencial para ser automatizada? Parece que sim, ela é repetitiva e recorrente. Quanto tempo levaria para esta ação ser realizada? Uma hora, se o gerente citado no exemplo não estiver almoçando ou resolvendo outros assuntos mais importantes — ou, ainda, de férias. Nesses outros casos, ela pode demorar mais ou deve ser passada para outro colaborador.

Existe chance de falha se este processo for manual? Há inúmeras chances de falhas quando o gerente busca uma certa agilidade na hora de transcrever as informações no sistema. Como RPA poderia auxiliar? Um RPA pode analisar a caixa de e-mail, identificando os e-mails corretos através de regras pré-configuradas. Com os e-mails, o RPA é capaz de acessar os PDFs, assim como a plataforma online e cadastrar os dados do documento no site.

Ele realiza essas tarefas em segundo plano, sem interferir nas outras atividades do gerente e não comete erros de preenchimento aos quais uma pessoa estaria sujeita. Dessa forma, ele pode ser uma alternativa muito interessante, que elimina uma tarefa repetitiva de um gerente, aumentando a eficiência de todo o processo e permitindo que o gerente use seu tempo em atividades que realmente requerem sua atenção.

Esse exemplo ilustra os ganhos da aplicação correta de um RPA, mas essa tecnologia pode aplicada a várias outras tarefas e instâncias. Outras possibilidades de automatização utilizando um RPA que podem auxiliar o seu processo são:

Active Directory: criando ou modificando um usuário ou grupo;

Databases: realizando queries, tarefas de insert, update ou deletes, processar procedures.

Emails: gerenciando caixa de e-mail, automatizando respostas específicas para cada assunto, enviar e-mails;

Planilhas: acessando informações de células específicas, alterando informações, processar macros;

Pastas e arquivos: copiando, renomeando arquivos ou pastas, comprimindo diretórios, imprimindo arquivos;

FTP/SFTP: conectando a servidores, enviando, deletando, renomeando arquivos ou pastas;

Navegadores WEB: acessando sites ou dashboards e extraindo informações necessárias, ou cadastrando informações específicas;

Criptografia de arquivos: Criando chaves de segurança, encriptando e descriptografando arquivos .PGP;

Documentos em PDF: extraindo campos, separando ou dividindo documentos, convertendo em imagem;

Web Services: REST Web Service, SOAP Web Service;

Integração SAP: conectando em serviços, processando fluxos de trabalhos customizados, automações GUI;

Sistema: Bloquear, reiniciar, desligar máquinas, simular o teclado ou mouse;

Emulador de terminal: Definir porta, enviar comandos, conectar/desconectar, aguardar respostas.

 

Porque é importante automatizar tarefas repetitivas?

A economia de tempo e dinheiro é de grande importância em qualquer organização. Os robôs de automação de processos ampliam o valor de uma tarefa, pois executam-na de forma mais rápida e exata que os colaboradores, enquanto o restante da equipe executa trabalhos de maior importância.

Soluções utilizando ferramentas RPA evoluíram de uma forma considerável e estão cada vez mais presentes no dia-a-dia de grandes negócios. A automatização de processos se tornará, nos próximos anos, um serviço indispensável para empresas que queiram se manter competitivas no mundo de hoje.

 

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